Audits im QM-Pilot

Zentrale Planung, Durchführung, Dokumentation und Massnahmenüberwachung

Audits sind für die meisten Unternehmen relevant - ob im Rahmen einer Zertifizierung, interner Audits oder Lieferantenaudits. Dafür ist ein zentrales und umfassendes Auditmanagement unabdingbar.

Im QM-Pilot können Audits in einer freien Struktur angelegt und verwaltet werden. Der gesamte Prozess von der Planung, über die Durchführung bis zum Massnahmenmanagement ist im Auditmanagement berücksichtigt. Das System orientiert sich am klassischen Auditprozess und unterstützt dadurch auf einfache und übersichtliche Weise.

Audit-Daten

Im Auditmanagement können alle auditrelevanten Daten in bis zu vier verschieden konfigurierten Eingabemasken erfasst werden. Alle bereits im System vorhandenen Daten (Prozesse, Dokumente, Risiken, Stammdaten) können direkt mit den Audits verknüpft werden. Dies ermöglicht eine anschliessende Auswertung der auditierten Prozesse und zugehörigen Dokumente. Die mit Datum und Uhrzeit erfassten Audits werden in eine Kalenderübersicht übernommen. Ebenso wird für einen automatisch generierten Auditplan die Verknüpfung von Zeitpunkt des Audits und auditiertem Prozess genutzt. Zusätzlich steht für jedes Audit eine Dokumentenablage zur Verfügung, um externe Dokumente zentral beim Audit ablegen zu können. Somit sind alle Daten zentral verwaltet und verfügbar.

Audit-Agenda

Für eine Detailplanung eines umfangreicheren Audits steht die Möglichkeit der Agenda-Erstellung zur Verfügung. In dieser können Daten wie Zeit, Räume, beteiligte Personen und einzelne Checklisten mit den Einträgen verknüpft werden. Diese Agenda kann in den E-Mail-Benachrichtigungen automatisch als PDF angehängt werden.

Checklistenerstellung

Checklisten können als Templates angelegt und mit eigenen Bewertungsschemata hinterlegt werden. Diese lassen sich beliebig in den Stammdaten anlegen und je Checkliste auswählen. Alle bereits erfassten Fragen/Forderungen werden in einen Fragenpool aufgenommen, auf den bei der Aufnahme von neuen Checklisten zugegriffen werden kann. Die angelegten Checklisten stehen dann bei den Audits zur Auswahl zu Verfügung. So können Checklisten auch bei mehreren Audits verwendet werden. Dies hat den Vorteil, dass bei regelmässigen Audits ein einfaches Benchmarking möglich ist und Checklisten nicht jedes Mal neu angelegt werden.

Massnahmenmanagement

Das integrierte Massnahmenmanagement für festgestellte Abweichungen und Hinweise vervollständigt das Auditmanagement. Massnahmen können direkt in der Checkliste zu den erfassten Abweichungen (+) angelegt werden. Ein zentrales Massnahmenmanagement zu jedem Audit ermöglicht zusätzlich die Aufnahme von weiteren Massnahmen, welche unabhängig einer Forderung/Abweichung aufgenommen werden. Die Massnahmen können nachverfolgt und über automatische bzw. statusgesteuerte Benachrichtigungen unterstützt werden. Neben der Ansicht direkt im Audit gibt es auch ein zentrales Reporting aller Massnahmen über alle Audits hinweg. Auch hier ist der einfache und untuitive Weg gewählt worden, damit Forderungen, Bewertung, Abweichungen und Massnahmen an einem Ort übersichtlich verwaltet werden.

Reporting und Übersichten

Der Reporting-Bereich des QM-Pilot ermöglicht eine schnelle und einfache Auswertung der vorhandenen Auditdaten – sowohl der einzelnen Audits als auch der Abweichungen und Massnahmen. Unterstützt wird das System durch E-Mailbenachrichtigungen und einer benutzerspezifischen Portal-Übersicht. Somit ist das Monitoring zentral, einfach und übersichtlich im QM-Pilot möglich.

Das Audit-Management in das bereits vorhandene Management-System zu integrieren vereinfacht die Verknüpfung und Auswertung von Informationen sowie die Pflege der auditrelevanten Daten. Es ist nicht mehr notwendig, diese Informationen ausserhalb des Systems abzulegen und manuell zu pflegen. Das systemgestützte Massnahmen- und Erinnerungsmanagement erleichtern die Überwachung der wiederkehrenden Audits und Massnahmenworkflows.