Um sicherzustellen, dass ein Unternehmen mit höchst möglicher Effizient arbeitet, müssen die Prozesse einer Organisation ständig verbessert, neu bewertet, oder sogar vollständig überarbeitet werden.

Auch die zunehmende Digitalisierung in nahezu allen Branchen erfordert ein Umdenken bei den etablierten Geschäftsprozessen. Ebenso müssen die bereits bestehenden digitalen Prozesse immer wieder angepasst werden, damit das Unternehmen wettbewerbsfähig bleibt.

Was ist Prozessmodellierung?

Für Firmen gibt es zahlreiche Möglichkeiten, die internen Prozessabläufe des Unternehmens darzustellen und zu visualisieren. Essentiell ist dabei eine detailreiche Angabe aller Aktivitäten und den dafür zuständigen Personen, um einen guten Überblick zu haben. Diese Darstellung wird als Prozessmodellierung bezeichnet.

In einem Unternehmen fallen viele unterschiedliche Aufgaben an, um den Geschäftsalltag zu bewältigen. Um diese Aufgaben erfüllen zu können, werden Prozesse benötigt. Die Prozessmodellierung ist ein Instrument zur systematischen Erfassung von Prozessen, die alle notwendigen Aktivitäten ermittelt.

Mit einem Prozessmodell können Tätigkeiten und Entscheidungen eines Unternehmens übersichtlich und formalisiert abgebildet werden. Dadurch werden komplexe Prozesse automatisch nachvollziehbarer und anschaulich und das Verständnis des Prozesses kann gesteigert werden. Mit der Modellierung von Prozessen können Sie in Ihrem Unternehmen eine gute Grundlage für eine Analyse bilden und damit eine kontinuierliche Verbesserung einleiten.

Die Basis beim Prozesse modellieren bilden die vorliegenden Geschäftsprozesse. Diese können anhand verschiedenster Prozessmodellierungsformen grafisch visualisiert werden. Für diesen Vorgang gibt es verschiedene Methoden, die im Folgenden erläutert werden.

Prozessmodellierung Methoden und Prozessaufnahme Methoden

Mit einer Prozessmodellierung können interne Prozessabläufe eines Unternehmens abgebildet werden. Diese Modelle stellen die chronologische Abfolge von Tätigkeiten dar. Die Firmen sind bei der grafischen Gestaltung sehr flexibel, da die Prozesse anhand unterschiedlicher Modellformen dargestellt werden können. Es gibt also unterschiedliche Prozessmodellierung Methoden, um die Arbeitsprozesse darstellen zu können.

Zunächst werden die Hauptprozesse dargestellt. Im Anschluss erfolgt die detaillierte Aufbereitung auf der Ebene der Subprozesse. Bis in welche Ebene die Beschreibung und grafische Aufbereitung erfolgen soll, können die Unternehmen selbst entscheiden. Außerdem kann jede Ebene mit einem anderen Prozessmodell anschaulich und eindeutig dargestellt werden. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten zur Geschäftsprozess-modellierung. Alle Methoden verfolgen allerdings dasselbe Ziel: die Informationen zu den Geschäftsprozessen nutzen, um die Unternehmensziele zu erreichen.

Die Ebenen der Modellierung von Geschäftsprozessen

Bei der Prozessmodellierung von Geschäftsprozessen gibt es drei Ebenen. Zum einen die strategische Ebene, um eine Geschäftsfeldstrategie zu entwickeln. Außerdem gibt es die fachlich konzeptionelle Ebene, bei der es hauptsächlich um das Prozesse modellieren geht. Zuletzt beinhaltet die operative Ebene eine Workflowmodellierung, in der Sie Arbeitsprozesse darstellen können.

Warum sollten Sie Ihre Prozesse modellieren?

Mithilfe der Prozessmodellierung können Firmen verschiedene Ziele verfolgen und bestenfalls erreichen. Das grundlegendste Ziel ist dabei aber die Erfassung und Dokumentation der vorhandenen Geschäftsprozesse. Dadurch wird eine bessere Transparenz innerhalb des Unternehmens und auch gegenüber potenziellen Kunden geschaffen.

Dementsprechend lassen sich Aufwände und Kosten besser analysieren. Jede Aktivität kann innerhalb der einzelnen Geschäftsprozesse sehr detailliert definiert und erfasst werden.

Die Modellierung von Geschäftsprozessen dient außerdem der Übersichtlichkeit. So kann die Unternehmensführung leichter entscheiden, welche Prozesse verbessert oder neu definiert werden müssen. Ein weiterer Vorteil der Prozessmodellierung, neben der Erfassung und Darstellung der Daten, ist das gespeicherte Wissen. Somit wird die Gefahr verringert, einen wichtigen Prozessschritt zu vergessen.

Durch die modellierten Prozesse erlangen Sie Kenntnis über den aktuellen IST-Stand Ihres Prozesses. Modellierte und somit auch dokumentierte Prozesse erleichtern den Wissensaustausch und unterstützen zudem das einfache und schnelle Einarbeiten von neuen Mitarbeitern.

Außerdem können durch die Beschäftigung mit Prozessen und deren Modellierung Schwachstellen im Prozess leichter aufgedeckt werden und die Prozessqualität und Prozesssicherheit verbessert werden.

Mithilfe von grafisch modellierten Prozessen können Sie zudem präzise Arbeitsanweisungen erstellen, die sofort von den Verantwortlichen eingesehen werden können. Prozessmodellierung ist in jedem Fall der erste Schritt zur Digitalisierung und Automatisierung der Prozesse Ihres Unternehmens.

Vorgehen einer Prozessmodellierung

Bevor die Aufnahme eines Prozesses in einem Unternehmen beginnen kann, müssen zunächst einige Vorbereitungen getroffen werden, sodass die Modellierung des Prozesses richtig und schnell ablaufen kann. Folgende Fragen bieten dafür eine Orientierung:

• Warum Prozesse abbilden und modellieren?
• Welcher Prozess soll modelliert werden?
• Wie detailliert soll der Prozess aufgenommen und visualisiert werden?
• Wer ist für den Prozess verantwortlich und wer arbeitet mit?
• Wen muss man über die Aufnahme des Prozesses informieren?
• Wann und wo sollte die Prozessaufnahme stattfinden?

Geschäftsprozesse sollten einfach strukturiert sein, um eine Verbesserung und Transparenz zu erreichen. Für die erfolgreiche Erstellung eines Prozesses müssen folgende Anforderungen erfüllt sein:

Analyse der Geschäftstätigkeit Definition der Geschäftsprozesse Strukturierung der Geschäftsprozesse Integration von Geschäftsprozessen Design der Prozessketten Zuweisung der Prozessverantwortlichkeit Externe Prozessverkettung Prozessverbesserung und Prozessmanagement

Zusammenfassend müssen Sie bei der Prozessmodellierung zuerst die Prozesse abbilden und dokumentieren. Dazu werden im ersten Schritt Prozessaufnahmen durchgeführt. Im zweiten Schritt werden die dokumentierten Prozesse grafisch aufbereitet und visualisiert. Zuletzt können die visuell dargestellten Prozesse in einer Prozessmodellierungssoftware erfasst werden.
Wie sie einfach und schnell Prozesse mit dem QM-Pilot modellieren, können Sie in der Übersicht zum Prozessmanagement nachlesen.

Ziele und Vorteile von Prozessmodellen

Für eine bessere Übersicht werden Prozesse im Unternehmen identifiziert, beschrieben und grafisch dargestellt. Das Ziel der Prozessmodellierung ist, die oft sehr komplexen Prozesse auf eine vereinfachte und verständliche Sichtweise zu reduzieren und anschaulich zu visualisieren.

Dadurch wird die Kommunikation erleichtert und das Verständnis über Prozesse bei den Beteiligten auf den gleichen Stand gebracht. Somit ist die Prozess modellierung eine gute Basis für weiterführende Veränderungen und Verbesserungen.

Ein weiteres Ziel der Prozessmodellierung ist, die Prozessgeschwindigkeit zu optimieren und den Aufwand zu reduzieren. Die Verbesserung der Qualität und die Reduktion der Kosten spielen ebenfalls eine Rolle. Die Modellierung von Prozessen steigert außerdem nachhaltig die Produktivität in den entsprechenden Unternehmen.

Viele Unternehmen haben nicht ausreichend dokumentierte Prozesse, deren tatsächliche Abläufe und Schwachstellen verborgen bleiben. Oft wissen die Führungskräfte in diesen Fällen nicht, wie der Prozess in der Realität wirklich abläuft.

Durch das Modellieren des Prozesses lassen sich Schwachstellen aufdecken, Potenziale zur Optimierung werden sichtbar gemacht und Prozessstandards können etabliert werden. Die Qualität der Prozesse und das Verständnis für sie sowie die Transparenz sind ausschlaggebend für den langfristigen Erfolg eines Unternehmens.

Warum braucht man Prozessmodellierung?

Durch Prozessmodellierung können Sie Prozesse grafisch visualisieren, sodass ein besseres Verständnis sowie Transparenz gesichert ist und die Potenziale zur Optimierung sichtbar gemacht werden. Davon können die Geschäftsprozesse. die Mitarbeitendenzufriedenheit und letzendlich die Kundenzufriedenheit profitieren.

Mithilfe von der Modellierung von Prozessen haben Sie die Möglichkeit, die Prozesse Ihres Unternehmens sehr detailliert zu visualisieren und analysieren. Es gibt verschiedene grafische Optionen zur Prozessmodellierung, weshalb Unternehmen in diesem Punkt sehr flexibel sind.

Prozessmodellierung stellt sicher, dass das Prozesswissen nicht verloren geht und immer wieder Verbesserungen abgeleitet werden. So haben Unternehmen die Möglichkeit, immer auf die Dokumente und Prozesse zugreifen zu können und eine große Transparenz wird sichergestellt.

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