Ein gut durchdachtes Qualitätsmanagement hilft Ihnen dabei, Prozesse zu optimieren und Ihren Kund*innen dadurch bessere Lösungen bereitzustellen. In vielen Unternehmen wird das Qualitätsmanagement bisher jedoch gar nicht umgesetzt oder es kommt ein verstaubtes QM-Handbuch zum Einsatz, das jedes Quartal einmal hervorgekramt wird.

In diesem Artikel möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie mit Software Qualitätsmanagement betreiben können und welche Vorteile Ihnen das bietet. Zudem gehen wir auf die wichtigsten Funktionen von QM-Tools ein und beschreiben, wie Sie mit unserer Software kinderleicht Zertifizierungen ergattern und so Ihre Produkte und Dienstleistungen auszeichnen lassen können.

Wir hoffen, dass Sie so am Ende dieses Artikels Ihre Prozesse optimieren und sich so Wettbewerbsvorteile erschließen können. Wenn Sie auf unsere Qualitätsmanagement Software umstellen, gehört auch Ihr verstaubtes QM-Handbuch bald der Vergangenheit an.

Was ist Qualitätsmanagement Software (QM-Software)?

Eine QM Software hilft Ihnen durch praktische Tools bei der optimalen Gestaltung und Optimierung von Prozessen. Häufig kommen hierfür Flussdiagramme und Werkzeuge zur Aufgabenverteilung zum Einsatz. Das Ziel einer QM Software ist, Ihre internen Vorgänge zu optimieren und dadurch bessere Produkte und Dienstleistungen zu schaffen, sowie Fehler zu vermeiden.

ISO 9001: Software nach Norm

Wenn Sie ein Qualitätsmanagement aufbauen oder betreiben, werden Sie früher oder später auf die ISO 9001 Norm treffen. Diese Norm lässt sich als Leitfaden für die Erstellung hochwertiger Qualitätsmanagementsysteme verstehen. Wenn Ihre Software für Qualitätsmanagement die Anforderungen erfüllt, können Sie diese Software nach ISO 9001 zertifizieren lassen.

Insgesamt werden in der Norm DIN EN ISO 9001 zehn Kapitel aufgenommen, die die Mindestanforderungen für die Zertifizierung darstellen. Um Ihr Qualitätsmanagement zertifizieren zu lassen, muss die ISO 9001 für Ihre Software erfüllt sein. Um dies zu gewährleisten, müssen Sie eine*n externe*n Prüfer*in beauftragen. Bei erfolgreicher Überprüfung erhalten Sie das Zertifikat, das nach Ausstellung drei Jahre lang gültig ist.

Auch wenn es nur für die wenigsten Unternehmen eine Verpflichtung für ISO Software Systeme im Qualitätsmanagement gibt, kann die Qualifizierung dennoch sinnvoll sein.

Durch eine Zertifizierung wird klar, dass Ihre Software für Qualitätsmanagement hochwertig ist und Ihre Kund*innen bei Ihnen auf hohe Qualität und die Einhaltung der ISO Mindestanforderungen zählen können.

Welche Funktionen haben QM Tools bei ISO Software Systemen?

QM Tools müssen im Prinzip drei Kernaufgaben erfüllen. Sie sollten erstens Informationen im gesamten Unternehmen bereitstellen, zweitens Prozesse dokumentieren und drittens Auswertungen vornehmen und diese den zuständigen Mitarbeiter*innen zur Verfügung stellen.

Bei unserer Qualitätsmanagement Software können Sie auf die folgenden Funktionen zurückgreifen, die diesen Kernaufgaben gerecht werden:

• Erstellung eines digitalen QM Handbuchs, in welchem Sie Dokumente ablegen und Prozesse aufnehmen können.

• Verknüpfung von Dokumenten mit den zugehörigen Prozessen. So können Sie immer die notwendigen Dokumente für den jeweiligen Prozessschritt einsehen und müssen so nicht die Zeit mit der Suche nach den passenden Dokumenten verschwenden.
  

• Flexible Vergabe von Zugangsberechtigungen. Sie können entscheiden, welche Mitarbeiter*innen Zugriff auf einen Prozess haben. So ist einerseits für Datensicherheit gesorgt und zweitens werden Zuständigkeiten von Beginn an geklärt.

• Zuweisung per Mausklick. Damit die Zuweisung noch unproblematischer abläuft, können Sie zu den einzelnen Prozessschritten die jeweils verantwortlichen Mitarbeiter*innen zuweisen. So ist direkt klar, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist.

• Schnelle Volltextsuche, damit Sie keine Zeit mit der Suche nach Prozessen oder Dokumenten verschwenden.

• Zugang von unterschiedlichen Endgeräten durch Webanwendung. So können Sie verschiedene Geräte für die Abwicklung von Aufgaben nutzen und je nach Vorliebe mit der QMS Software interagieren.

• Benachrichtigungen bei geänderten Dokumenten. Unsere Software zeigt automatisch immer die neueste Version eines Dokuments an. Auf diese Weise schwirren nicht unzählige Versionen in Ihrem Unternehmen herum und alle Mitarbeiter*innen sind auf demselben Wissensstand. Zudem können Veränderungen eingesehen und so nachvollzogen werden.

• Analyse und Auswertung. Die Optimierung Ihrer Prozesse sollte ausgewertet werden, damit Sie Fortschritte und Änderungen überprüfen und so den Erfolg Ihres Unternehmens sicherstellen können.

Neben diesen Funktionen hat unsere Software weitere Aspekte zu bieten, von denen Sie sich am besten selbst überzeugen. Wenn Sie Interesse an unserer Software haben, oder gerne eine detaillierte Vorstellung möchten, können Sie gerne Kontakt mit uns aufnehmen.

Nutzen Sie dafür unser Kontaktformular und vereinbaren Sie ein Erstgespräch. In diesem Gespräch werfen wir einen Blick auf Ihr Unternehmen, Ihre Anforderungen und Ihre Vorstellungen. Gemeinsam entscheiden wir dann, welche Vorgehensweise bei Ihnen am sinnvollsten ist und überprüfen, wie unsere Qualitätsmanagement Software Ihnen helfen kann.

Die Umstellung auf eine QM Software bringt viele Vorteile mit sich. Wir haben Ihnen eine kurze Liste mit den wichtigsten Argumenten für eine Umstellung zusammengestellt.

• Ortsunabhängiger Zugriff möglich. Im Gegensatz zum verstaubten QM-Handbuch können Sie mit jedem Gerät und ortsunabhängig auf unsere QM Software zugreifen. Somit unterstützt unsere Software auch Home-Office und remote Arbeit.

• Zuweisung von Aufgaben. Unklare Zuständigkeiten und die Suche nach Dokumenten hemmen die Effizienz Ihres Unternehmens deutlich. Mit unseren QM Tools können Sie Zuständigkeiten erstellen und Verantwortungen mit einem Klick zuweisen.

• Aktualisierung. Bei Prozessen und Dokumenten kann es zu Problemen kommen, wenn verschiedene Versionen existieren und von Ihren Mitarbeiter*innen verwendet werden. Mit unserer Software wird immer automatisch die aktuellste Version der Prozesse und Dokumente angezeigt, Änderungen sind jedoch einsehbar und können so nachvollzogen werden.

• Bequeme Umstellung. Die Umstellung auf unsere Qualitätsmanagement Software ist schnell durchgeführt. Sie können direkt loslegen und mit der Erstellung neuer Prozesse beginnen.

Wir helfen Ihnen bei der Umstellung

Unsere Kund*innen haben in der Regel unterschiedliche Ausgangssituationen für die Umstellung auf unsere Software. Häufige Situationen sind vor allem ein fehlendes Qualitätsmanagement, die nicht genutzte QM-Dokumentation oder eine unpassende Software im Einsatz.

Sie besitzen noch kein Qualitätsmanagement

Wenn Sie bisher noch gar kein Qualitätsmanagement besitzen, ist die Verwendung unserer Software für Sie sehr empfehlenswert. Sie werden begeistert sein, wie einfach es ist, Prozesse und Dokumente professionell zu verwalten. Für den Start mit unserer Software benötigen Sie in der Regel nicht einmal einen Arbeitstag.

Selbstverständlich stehen wir Ihnen bei Ihren ersten Schritten mit der Qualitätsmanagement Software zur Verfügung und helfen Ihnen, wenn Sie Hilfe benötigen.

Sie pflegen das QM-Management per Hand und haben ein verstaubtes Handbuch in Ihrem Regal

Viele unserer Kund*innen, die das QM-Management per Hand durchführen, sehen die Dokumentation als lästige Aufgabe. Es kann sehr zeitaufwendig sein, alles per Hand einzuzeichnen und zu dokumentieren. Besonders frustrierend ist es, wenn das Handbuch dann nie genutzt wird.

Mit der Umstellung auf unsere Qualitätsmanagement Software können Sie sich sehr viel Zeit einsparen.

Die webbasierte Anwendung lässt sich problemlos auf allen Endgeräten nutzen. Unsere angenehme Benutzeroberfläche bietet in der Regel einen deutlich angenehmeren Zugang als das verstaubte Buch. Zudem können Sie ortsunabhängig arbeiten und so auch aus dem Home-Office aktiv sein.

Sie möchten Ihr QM-System wechseln

Leider ist nicht alles Gold was glänzt. Qualitätsmanagement Software kann ihr Potential nur entfalten, wenn Sie auch zu Ihren Anforderungen passt. Wenn Sie schlechte Erfahrungen mit QM Software gemacht haben, dürfen Sie sich nicht entmutigen lassen. Häufig liegt das daran, dass die Software nicht zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passt.

Erhalten Sie direkt einen kleinen Einblick in die Möglichkeiten des QM-Pilot:

Die Umstellung auf die Qualitätsmanagement Software von QM-Pilot hilft Ihnen nicht nur bei der effizienteren Gestaltung von Prozessen und der Zertifizierung gemäss ISO Norm. Darüber hinaus können Sie Aufgaben schneller bearbeiten, finden Ihre Dokumente bequem per Volltextsuche und können ortsunabhängig auf das Qualitätsmanagement zugreifen.

Zudem haben Sie die Möglichkeit, mit unseren Vorlagen in wenigen Minuten professionelle Flowcharts zu entwickeln und verhindern, dass zeitgleich mehrere Versionen von Dokumenten und Prozessen in Ihrem Unternehmen herumschwimmen. Die Installation des QM-Pilot ist kein aufwändiges IT-Projekt, wodurch das System schnell einsatzbereit ist.

Falls Sie Interesse daran haben, uns und unsere Software besser kennenzulernen, können Sie sehr gerne ein Erstgespräch mit uns vereinbaren. Lassen Sie uns gemeinsam einen Blick auf Ihr Unternehmen und Ihre Prozesse werfen, damit wir Ihr Unternehmen noch erfolgreicher machen können. Gemeinsam finden wir die passende Lösung für Ihre Situation und stellen Ihre Software auf Erfolg um!