Mit einem Qualitätsmanagement (QM) Audit können Sie Ihre Prozesse optimieren und sich für Zertifizierungen gemäß der ISO-Norm qualifizieren. Ein hochwertiges Audit System innerhalb Ihres Qualitätsmanagements zu etablieren, vereinfacht Ihren Arbeitsalltag und kann als Wettbewerbsvorteil dienen.

In diesem Artikel gehen wir darauf ein, was man unter einem Audit im Qualitätsmanagement versteht und welche Vorteile Ihnen das Audit bringt. Zudem gehen wir auf die einzelnen Schritte der Auditierung ein und geben Ihnen Tipps, worauf Sie dabei achten müssen. Unser Ziel ist es, dass Sie nach diesem Artikel bestens darüber informiert sind, wie Sie ein QM Audit in Ihrem Unternehmen durchführen können.

Was ist ein Audit QM?

Unter einem Audit im QM versteht man eine Überprüfung Ihrer Prozesse daraufhin, ob bestimmte Mindestanforderungen eingehalten werden und die Qualität ausreichend hoch ist. Bei einem Audit führen Sie in der Regel einen Soll-Ist Vergleich durch. Dementsprechend lassen sich drei Phasen innerhalb der Auditierung erkennen:

• Soll-Formulierung. Während dieser ersten Phasen formulieren Sie die Anforderungen Ihres Qualitätsmanagement Audits und gehen darauf ein, wie die Prozesse eigentlich aussehen und ablaufen sollten. Für diese Phase sollten Sie sich ausreichend Zeit nehmen, da Sie nur so alle für den Unternehmenserfolg entscheidenden Prozessschritte optimal überblicken können.

• Ist-Überprüfung. Im zweiten Schritt gleichen Sie die von Ihnen formulierten Anforderungen mit der Realität ab. Erfüllen Ihre Prozesse die Anforderungen? Sollten Änderungen vorgenommen werden? Das QM Audit versucht auf diese Fragen Antworten zu finden.

• Bericht und nächste Schritte. Nun da Sie die Soll-Anforderungen und die Ist-Zustände miteinander verglichen haben, können Sie einen Bericht verfassen und Handlungsschritte ableiten. Dieser Optimierungsschritt ist der wichtigste Teil im Qualitätsmanagement Audit. Die Optimierungspotentiale umzusetzen wird den Erfolg Ihres Unternehmens und Ihre Effizienz deutlich erhöhen.

Zudem können Sie sich durch die Einhaltung der Standards für eine Zertifizierung gem. der ISO-Norm qualifizieren. Auf dieses Audit gem. ISO 9001 Norm gehen wir gleich tiefer ein.

Wozu dient ein internes Audit?

Es gibt zwei Kernaufgaben, die ein internes Audit in Ihrem Unternehmen erfüllen sollte. Welche der beiden Aufgaben für Sie relevanter ist, hängt von Ihren individuellen Anforderungen ab.

• Optimierung. In den meisten Fällen wird ein internes Audit im Qualitätsmanagement durchgeführt, damit die Prozesse innerhalb Ihres Unternehmens verbessert werden können. Das Audit nimmt jeden einzelnen Schritt innerhalb des Prozesses unter die Lupe und vergleicht Erwartungen mit der Realität.

Oftmals werden hierbei bislang unbekannte Fehlerquellen aufgedeckt, die anschließend behoben werden können. Dadurch werden Ihre Prozesse qualitativ hochwertiger und effizienter.

• Zertifizierung gem. ISO Norm. Ihre Kund*innen haben gewisse Qualitätsansprüche an Sie und Ihr Unternehmen. Um diesen Ansprüchen gerecht zu werden und einen gewissen Mindeststandard vorweisen zu können, dient in vielen Fällen eine Zertifizierung durch ein ISO 9001 konformenes Audit.

Wie genau eine Zertifizierung erfolgt und welche Anforderungen Sie hierfür erfüllen müssen, werden wir uns nun genauer anschauen.

Unser Tipp an Sie ist, dass Sie Qualitätsmanagement nach ISO 9001 betreiben und so gleichzeitig Ihre Prozesse verbessern und Ihre Kund*innen von Ihrer Qualität überzeugen.

Was ist die ISO 9001 und was bedeutet sie?

Sie können sich die ISO Norm 9001 grundsätzlich als eine Art Richtlinie oder Leitfaden vorstellen, die vorgibt, welche Anforderungen ein hochwertiges Qualitätsmanagement erfüllen sollte. Insgesamt werden in der Norm 10 Kapitel vorgegeben, die die genauen Anforderungen an Ihr Audit System bzw. Ihr Qualitätsmanagement beschreiben.

Wenn Sie diese Anforderungen erfüllen, können Sie eine ISO 9001 Zertifizierung beantragen, die nach der Erstellung insgesamt 3 Jahre lang gültig ist.

Wir empfehlen unseren Kund*innen immer, Ihr QM nach dieser Norm aufzubauen. So gewährleisten Sie von Beginn an eine hohe Prozessqualität und können das durch die Zertifizierung auch gegenüber Ihrer Kund*innen präsentieren.

Ablauf: Wie Sie mit einem Audit eine ISO 9001 Zertifizierung erhalten

• Prozesse optimieren. Falls Ihre Prozesse nicht ohnehin schon die Anforderungen erfüllen, müssen Sie diese zunächst so optimieren, dass die ISO Zertifizierung möglich ist. Führen Sie hierfür ein internes Audit durch und überprüfen Sie, ob die Anforderungen erfüllt sind.

• Qualitätsmanagement Auditor*in beauftragen. Wenn Ihre Prozesse die Ansprüche erfüllen, müssen diese überprüft werden. Dafür werden in der Regel externe Auditor*innen beauftragt.

• Ausstellung des Zertifikats. Nach erfolgreicher Prüfung wird Ihnen die begehrte ISO 9001 Zertifizierung ausgestellt. Diese ist für drei Jahre gültig und weist nach, dass Ihr Unternehmen hohen Qualitätsansprüchen genügt. Besonders für Ihre Kund*innen ist dies interessant.

Die Vorteile eines Audit Systems per Software

Der Aufbau eines Audit Systems ist für Ihr Unternehmen sehr lohnenswert. Wir haben Ihnen einige der wichtigsten Vorteile zusammengestellt, die Ihrem Unternehmen auf dem Weg zu noch mehr Erfolg helfen können.

Unsere Qualitätsmanagement Software bietet Ihnen:

	Zeitersparnis: Durch Vorlagen und intelligente Funktionen können Sie Ihre Prozesse in minutenschnelle erstellen und anpassen. Flussdiagramme und Übersichten für Ihr Qualitätsmanagement Audit zeichnen sich dadurch quasi von selbst.
	Kostenersparnis: Unsere Software übernimmt viele aufwendige Dokumentationsschritte für Sie. Dementsprechend kostet das Audit weniger Zeit, was sich auch in Ihrem Unternehmensbudget abzeichnet.
	Automatische Berichte: Nach jedem Audit sollten Sie einen Bericht anfertigen, der den Stand Ihrer Prozesse dokumentiert und Handlungsoptionen aufzeigt. Unsere Software übernimmt diesen Schritt automatisch. Sie können sich also auf das Lösen von Problemen konzentrieren, während das Audit System diese für Sie dokumentiert.
	Optimierung: Das eigentliche Ziel des Audit Systems ist eine Erhöhung der Effizienz und eine mögliche ISO Zertifizierung. Diese beiden Schritte können Sie mit unserer Software aktiv angehen, indem Sie Mitarbeiter*innen Zuständigkeiten zuweisen und Aufgaben erstellen.

Falls Sie Interesse an weiteren Informationen haben, können Sie gerne ein Erstgespräch mit uns vereinbaren. In diesem klären wir offene Fragen und stellen Ihnen die Vorteile unserer Software im Detail vor. Zudem können wir einen Blick auf Ihre Voraussetzungen werfen und die möglichen Optimierungspotenziale besprechen.

Was sind die Aufgaben eines Qualitätsmanagement Auditors?

Qualitätsmanagement Auditor*innen sind dafür verantwortlich, die Audits durchzuführen. Viele Unternehmen beschäftigen bereits intern eine Auditorin bzw. einen Auditor im Qualitätsmanagement, andere verlassen sich auf externe Kräfte. Interne Auditor*innen sind abteilungsübergreifend tätig und verbinden so die einzelnen Ebenen des Unternehmens.

Wir möchten Ihnen kurz die wichtigsten Aufgaben vorstellen, die Qualitätsmanagement Auditor*innen übernehmen, damit Sie sich ein Bild davon machen können, wie ein solches Audit in Ihrem Unternehmen abläuft.

Die Aufgaben eines Qualitätsmanagement Auditors lassen sich mit den drei B´s bezeichnen: Beobachten, Befragen und Belauschen.

Im Anschluss an das eigentliche Audit wird in der Regel noch ein Abschlussbericht verfasst, der dem Management bereitgestellt wird. So kann entschieden und ausgewertet werden, welche Maßnahmen in die Wege geleitet werden müssen. Diese Maßnahmen können in Checklisten festgehalten werden.

Sie können im Qualitätsmanagement auch freiberufliche Auditor*innen beschäftigen, die Sie nur bei Bedarf kontaktieren und für die Überprüfung einzelner Prozesse ins Haus holen.

Wenn Sie im Qualitätsmanagement Audits durchführen, kann das Kosten & Zeit einsparen, sowie die Optimierung von Prozessen vorantreiben. Sehr wichtig hierfür ist, dass die Anforderungen an die Prozesse klar formuliert und dann genauestens überprüft werden.

Ein Audit hilft Ihnen allerdings nicht nur dabei, effizienter zu sein, sondern kann durch eine Zertifizierung gem. ISO 9001 Audit auch als Wettbewerbsvorteil dienen.

Falls auch Sie Ihre Kund*innen durch Ihre Qualität überzeugen und ein effizientes Audit System aufbauen möchten, können Sie uns gerne kontaktieren. Gemeinsam vereinbaren wir dann ein Erstgespräch und sehen uns an, welche nächsten Schritte für Ihr Unternehmen am sinnvollsten sind.

Unsere QM-Software hilft Ihnen bei der Optimierung Ihrer Prozesse und stellt Ihnen automatisierte Berichte für eine einfachere Auswertung zur Verfügung.

In diesem unverbindlichen Gespräch werfen wir gemeinsam einen Blick auf Ihre Abläufe und Prozesse und entscheiden darauf aufbauend, welche unserer Lösungen für Sie die am besten geeignete ist. Zudem können wir Hand in Hand Ihre Wünsche und Anforderungen formulieren und in unserer Planung berücksichtigen.