Prozess Software ist in immer mehr deutschen Unternehmen auf dem Vormarsch. In diesem Artikel möchten wir Ihnen zeigen, was genau Sie sich unter Prozessmanagement Software vorstellen können und wie Sie von der Nutzung der Software für Prozessmanagement profitieren können.

Um genauer auf die Vor- und Nachteile der Software für Prozessmanagement eingehen zu können, vergleichen wir diese mit einem Prozessmanagement ohne Software. So können Sie am Ende des Artikels hoffentlich besser abwägen, ob der Prozessmanager Ihres Unternehmens von einer Prozess Software profitiert oder nicht.

Was ist Prozess Software und wie funktioniert sie?

Bevor wir einen Blick auf die Vorteile von Software im Prozessmanagement werfen können, müssen wir die Funktionsweise betrachten. Nur wenn wir die Arbeitsweise der Prozessmanagement Tools verstehen, können wir den Nutzen realistisch einschätzen.

Wenn Sie mit einer Software Prozessmanagement betreiben, bedeutet das im Grunde nichts anderes, als dass Sie administrative Aufgaben im Prozessmanagement nicht mehr per Hand, sondern mit einer Software abwickeln.

So bilden Sie beispielsweise Prozesse online mit einem Flowchart ab, anstatt einen Prozess mühsam per Hand aufzuzeichnen. Zudem weisen Sie Zuständigkeiten innerhalb eines Prozesses bequem in der Software zu, wodurch die Verantwortlichkeiten transparent ersichtlich und geregelt sind.

Bei der Nutzung einer Prozess Software sind vor allem zwei Aspekte von Bedeutung: Online und zentral.

Online: Alle Funktionen der Software sind online per Webbrowser verfügbar. Dementsprechend können Ihre Mitarbeiter*innen mit dem Smartphone oder dem PC auf die Prozessdarstellungen zugreifen und diese verwenden.

Zentral: Mit einer Prozess Software haben Sie eine zentrale Anlaufstelle, die alle Schritte des Prozesses abbildet. So wissen Ihre Mitarbeiter*innen stets, wo Sie nach den Instruktionen und Abläufen suchen müssen.

Diese beiden wichtigen Punkte führen uns direkt zu den Vorteilen des Prozessmanagements per Software.

Die Vorteile, die sich aus der Nutzung von Prozessmanagement Tools innerhalb der Prozess Software ergeben, sind vielfältig. Wir haben uns aus diesem Grund dazu entschieden, uns auf die wichtigsten fünf Gründe für den Einsatz von Prozessmanagement Software zu konzentrieren. Diese haben wir Ihnen in einer kurzen Aufzählung zusammengefasst.

• Zeitfresser eliminieren. Im Alltag eines Unternehmens gibt es viele kleine Zeitfresser, die die Effektivität und damit den Unternehmenserfolg hemmen. Insbesondere die Suche nach Dokumenten und unklare Zuständigkeiten kosten Ihre Mitarbeiter*innen Zeit.

Mit der Prozessmanagement Software von QM-Pilot werden Dokumente und Prozesse zentral an einem Ort gespeichert und Zuständigkeiten der Abläufe im Voraus geklärt. So können Sie sich voll und ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren und verschwenden keine Zeit mehr für die Suche nach Dokumenten & Prozessen, sowie den nötigen Zuständigkeiten.

• Ortsunabhängiger Zugriff. Dadurch, dass Ihre Software einen online Zugriff ermöglicht, können Ihre Mitarbeiter*innen überall auf Ihre Abläufe und Flowcharts zugreifen. Dadurch müssen Abläufe nicht mehr vor Ort geklärt werden, sondern sind auch unterwegs einsehbar.

Wir von QM-Pilot bieten unsere Prozessmanagement Software webbasiert an. Dadurch können Sie mit allen Geräten per Webbrowser (PC, Smartphone, Tablet etc.) auf die Software zugreifen und sind so noch flexibler.

• Einfachere Darstellung. Unsere Prozessmanagement Tools bieten Ihnen einen einfachen Editor zur Modellierung von Ablaufdiagrammen. Dadurch können Sie einen neuen Prozess in wenigen Minuten anlegen und bequem verwalten. Die mühsame Darstellung per Hand fällt hierdurch weg und sorgt für mehr Genauigkeit.

• Einblick in die Historie. Prozesse verändern sich im Laufe der Zeit. Bei unserer Software haben Sie die Möglichkeit, frühere Prozesse und Änderungen einzusehen. Das ermöglicht, dass Ihre Mitarbeiter*innen Änderungen nachvollziehen und sich einfacher an die neuen Prozesse gewöhnen können. Zudem wird bei QM-Pilot immer automatisch die neueste Prozessdarstellung zur Verfügung gestellt.

Dadurch müssen Sie sich keine Sorgen machen, dass innerhalb Ihres Unternehmens verschiedene Prozessvarianten Anwendung finden, von denen manche vielleicht schon längst überarbeitet worden sind.

Erinnerungen. Einzelne Dokumente und Prozesse müssen nach einer gewissen Zeit gelöscht oder verändert werden. In einem Unternehmen können diese Fristen schnell übersehen oder vergessen werden. Mit der Prozessmanagement Software von QM-Pilot gehört dies der Vergangenheit an. Unsere Software schickt Ihnen je nach Wunsch Benachrichtigungen und Erinnerungen zu, wenn eine Frist eingehalten werden muss.

In diesem Absatz haben wir Ihnen nur eine kurze Übersicht über unser Prozessmanagement Tool gegeben. Wenn Sie daran interessiert sind, unsere Software einzusetzen und gerne weitere Funktionen kennenlernen möchten, können Sie uns gerne kontaktieren.

In einem unverbindlichen Erstgespräch werfen wir dann einen Blick auf Ihr Unternehmen und Ihre Vorstellungen. So können wir dafür sorgen, dass unsere Prozessmanagement Software direkt in Ihrem Unternehmen eingebaut werden und Ihren Arbeitsalltag vereinfachen kann.

Welche Funktionen bietet Ihnen unsere Software?

Bevor Sie sich für eine Prozessmanagement Software entscheiden, sollten Sie deren Funktionen genau unter die Lupe nehmen. Eine gute Prozessmanagement Software erleichtert Ihren Arbeitsalltag, eine schlechte dagegen überfordert Sie und Ihre Mitarbeiter*innen.

Bei unserer Software können Sie unter anderem auf folgende Funktionen zugreifen:

• Zentrale Speicherung von Dokumenten, Daten und Prozessen
  
  
• Webbasierter Zugriff von allen Geräten und ortsunabhängig
  
  
• Erinnerungen und Reminder für Dokumente und Prozesse
  
  
• Bequeme Zuteilung von Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten
  
  
• Einfache Suche nach Dokumenten und Prozessen dank Volltextsuche
  
  
• Einfacher Editor zur schnelleren Erstellung von Prozessabläufen

Prozessmanagement mit und ohne Software im Vergleich

In beinahe allen Fällen lohnt sich die Umstellung auf eine Prozessmanagement Software. Damit die Vorteile der Software deutlicher werden, möchten wir an dieser Stelle einen kleinen Prozessmanagement Software Vergleich anstellen und dabei ein fiktives Unternehmen anführen, dass noch keine Software nutzt.

Unserer Erfahrung nach tun sich viele Unternehmen mit dem Prozessmanagement ohne Software schwer. Wenn Sie ohne Software eine Prozessmanagement Übersicht erstellen möchten, müssen Sie das von Hand tun und verlieren dabei in der Regel Arbeitszeit.

Zudem ist die administrative Aufgabe der Dokumentation eines Business Processes oftmals mit wenig Spaß verbunden. Mit unserer Software können Sie einen Prozess mit einem einfachen Editor und innerhalb weniger Minuten erstellen. So können Sie die Zeit mit den wesentlichen Aufgaben verbringen und die Verwaltungsaufgaben auf ein Minimum reduzieren.

Viele unserer Kund*innen berichten nach einem Vorher-Nachher Prozessmanagement Software Vergleich von einer signifikanten Zeitersparnis.

Welche Probleme können Sie mit der Prozessmanagement Software von QM-Pilot beheben?

Zum Abschluss möchten wir Ihnen eine kurze Liste mit Problemen an die Hand geben, die Sie nach dem Umstieg auf unsere Software nicht mehr betreffen werden:

• Aufwendige Erstellung und Änderung von Flussdiagrammen per Hand

• Unklare Zuständigkeiten

• Suche nach Dokumenten

• Vergessen oder Übersehen von Fristen zur Dokumentenverwahrung

• Keine Zugriffsmöglichkeit aus dem Homeoffice oder von anderen Arbeitsorten außerhalb Ihres Unternehmens

• Mehrere Prozess- und Dokumentversionen, die zeitgleich in Ihrem Unternehmen “herumschwirren” und die teilweise schon veraltet sind

Ist Ihr Interesse geweckt? Möchten Sie mehr über QM-Pilot erfahren? Vereinbaren Sie direkt einen unverbindlichen Präsentationstermin! Sie können uns auch hier über die Chatfunktion oder unser Kontaktformular eine Nachricht schreiben. Wir stehen Ihnen auch telefonisch unter +41 61 205 60 20 gerne zur Verfügung.